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15 Herramientas para ayudarte con la Comunicación interna

Jun 8, 2018 10:00:00 AM / by Carlos Sánchez

Es una ventaja comunicativa tener a todos los equipos co-localizados en un mismo lugar, con espacios preparados y adecuados a los requerimientos de nuestro día a día. Pero la realidad es que la idiosincrasia de muchos productos y servicios que desarrollamos actualmente requieren de profesionales formando equipos repartidos en varias localizaciones.

Sea cual sea nuestra situación, disponer de las herramientas adecuadas para que la información fluya como debe es un requisito de diseño estructural básico, y escoger las adecuadas es una ardua labor, por lo que nos gustaría arrojar un poco de luz al respecto revisando someramente algunas de las más utilizadas. De hecho, para que sea más práctico, las hemos agrupado por tipo de funcionalidad comunicativa que cubren, siendo nuestro contexto organizacional, productos y servicios ofrecidos los que manden en cuanto a elegir las que realmente nos interesen.

 

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Sin más dilación, aquí vamos:

Comunicación instantánea y frecuente

Cuando necesitamos compartir información de un modo versátil y ágil, donde la frecuencia y funcionalidad (texto, videollamada, compartir documentos rápidamente, radiar información, distintos canales de divulgación y búsqueda de contenido indexado) priman sobre una formalidad exhaustiva, es clave escoger la herramienta que nos permita aunar cuantas más de estas condiciones mejor. Y de una forma eficaz.

Bajo estos parámetros, algunos de los programas que cumplen todas las condiciones comentadas y con bastante aceptación en el mercado son Slack y Stride (antiguo HipChat de Atlassian).

Ambos son gratuitos en sus versiones básicas y con planes de pago para ampliar la capacidad de mensajes, espacio a compartir y cantidad de integraciones con extensiones de funcionalidades de terceros. De hecho, esto es uno de los grandes atractivos y éxitos de este tipo de programas, que pueden integrarse con un montón de otras herramientas del mercado de un modo muy simple (RRSS, calendarios, archivos en la nube, etc.).

Si lo que buscamos es únicamente la opción de videoconferencia o chat, siempre tendremos clásicos como el Hangouts de Google (gratuito), el Skype de Microsoft (gratuito pero con versión de business) o el Webex de Cisco (de pago, aunque está evolucionando a integrar funcionalidades de terceros también).

Marketing y correo

Para llevar newsletters y la gestión de tus campañas de marketing por correo electrónico, una de las herramientas más extendidas es MailChimp (gratuito y con planes de pago por límite de correos y funcionalidades extra). Actualmente ofrece muchas más funcionalidades como suite de marketing electrónico (landing pages, streamline con RRSS, análisis de datos de tu website, etc.).

Clima, feedback y mejora de cultura

Disponer de un equipo engrasado y eficaz requiere de revisarnos y ajustarnos asíduamente para mejorar en tal cometido. Una de las herramientas que nos puede ayudar bastante es Officevibe (gratuito y con opción de pago para escalado de funcionalidades). Se trata de un programa que gestiona encuestas muy sencillas de responder de un modo anónimo para ir midiendo el clima laboral y saber la opinión de todas las personas a las que se lo enviemos. A partir de los datos y estadísticas propone actividades concretas para solucionar y mejorar las problemáticas encontradas.

Herramientas de planificación y comunicación

Planificación

A parte de las conversaciones alrededor de los temas y trabajo a realizar, visualizar y planificar el trabajo es necesario. Para ello, disponemos de varias herramientas, sencillas o más complejas según nuestras necesidades, pero bastante interesantes en lo que nos ofrecen.

Para organizar las reuniones o actividades y llegar a un acuerdo de forma eficiente, Doodle (gratuito) es un clásico. Propuesta de varias opciones desde la persona que lo planifica, y con una fecha límite, voto de las opciones que nos van mejor por participante. Con un simple enlace ahorramos un montón de vaivén.

Si lo que necesitamos es un panel visual donde irradiar nuestra información entre compañeros deslocalizados, como si de una pared en la oficina se tratara, un tablero virtual de mucho éxito es RealtimeBoard (gratuito pero de pago por cantidad de participantes a editar). Post-its, imágenes e incluso documentos todos “pinchados” en nuestra pared virtual.

En cuanto escalamos un poco más las necesidades de organización, y queremos trazar un listado de tareas por realizar, en curso o estructura similar, uno de los más sencillos y adaptables (dispone de mucha personalización a medida y funcionalidades de terceros) es Trello (gratuito y con opciones de pago para disfrutar de varias extensiones). Un gran gestor de tareas, pero sin la complejidad de un programa orientado a métricas y trazabilidad del desempeño. Otra opción similar e incluso más sencilla es Wunderlist (gratuito).

SI nos encontramos en el caso de buscar una gestión más profesional de nuestros proyectos o actividades, con métricas a explotar al respecto, entre las opciones más aceptadas en el mercado están Jira, LeanKit, Kanbanize o SwiftKanban (todas de pago). En todas podemo crear estructuras de trazado del trabajo, prioridades, distintos niveles (estratégico, operaciones, etc.) y métricas avanzadas derivadas de ello. Así con estas últimas, poder tomar decisiones sobre nuestros futuros pasos con conciencia y perspectiva real de nuestros productos y servicios.

Para concluir, comentar que éstas han sido simplemente unas cuantas recomendaciones de herramientas que nos pueden ayudar a que la comunicación en nuestras organizaciones y equipos fluya con la agilidad que necesitamos. Para disponer de una buena comunicación en nuestros entornos de trabajo, no bastará únicamente con disponer de las herramientas (en las 5 Acciones Para Mejorar la Comunicación en los Equipos os dábamos algunos consejos al respecto), pero sin ellas nos sería más difícil mejorar en el apasionante y arduo camino del trabajo en equipo.

Así pues, si conocéis algunas otras que no hayamos reflejado y consideréis interesantes u os apetezca compartir, no dudéis en hacérnoslo saber debajo en los comentarios, que estaremos encantados de escuchar vuestras experiencias al respecto.

 

Comunicación instantánea y frecuente Marketing y correo Clima, feedback y mejora de cultura Planificación

1. Slack

2. Stride

3. Google Hangouts

4. Skype

5. Webex

6. MailChimp 7. Officevibe

8. Doodle

9. RealtimeBoard

10. Trello

11. Wunderlist

12. Jira

13. LeanKit

14. Kanbanize

15. SwiftKanban

Topics: equipos efectivos, comunicación, communication, teams, tools, herramientas

Carlos Sánchez

Written by Carlos Sánchez

Tras más de 12 años trabajando en IT y gestión de calidad en ámbitos de investigación biomédica, se dedica a ayudar a las organizaciones en sus proceso de transformación a través de los valores y prácticas de Lean, Agile, Coaching de Sistemas y Gestión del Cambio. Es Organization and Relationship Systems Coach (ORSC), Kanban Management Professional, Professional Scrum Master y Professional Product Owner.

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