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15 Herramientas para ayudarte con la comunicación interna

Jun 8, 2018 10:00:00 AM / by Carlos Sánchez

 Tener a todos los equipos co-localizados en un mismo lugar, con espacios preparados y adecuados a los requerimientos de nuestro día a día, es una ventaja comunicativa.  Pero la realidad es que la idiosincrasia de muchos productos y servicios que desarrollamos actualmente requieren de profesionales formando equipos repartidos en varias localizaciones.

Sea cual sea nuestra situación, disponer de las herramientas adecuadas para que la información fluya como debe es un requisito de diseño estructural básico. Cuando estamos hablando de equipos de alto rendimiento es totalmente necesario.Captura de pantalla 2019-03-01 a las 16.55.58

Escoger las adecuadas es una tarea pesada, por lo que nos gustaría arrojar un poco de luz al respecto revisando algunas de las más utilizadas.

De hecho, para que sea más práctico, las hemos agrupado por el tipo de funcionalidad comunicativa que cubren. Tendremos que tener en cuenta nuestro contexto organizacional, productos y servicios que ofrecemos a la hora de elegir las que realmente nos interesen.

 

 

Comunicación instantánea y frecuente

En caso de que necesitemos compartir información de un modo versátil y ágil, donde la frecuencia y funcionalidad son más importantes que hacerlo de una manera especialmente "formal" vamos a necesitas escoger una herramienta que cubra cuantas más necesidades mejor.

Por ejemplo: necesitamos elaborar textos, hacer videollamadas, compartir documentos rápidamente, radiar información, hacerlo a través de distintos canales de divulgación y búsqueda de contenido indexado; y claro, es importante poder hacer todo esto de manera eficaz.  

Slack y Stride (antiguo HipChat de Atlassian) cumplen bien su cometido. Ambos son gratuitos en sus versiones básicas y con planes de pago para ampliar la capacidad de mensajes, espacio a compartir y cantidad de integraciones con extensiones de funcionalidades de terceros. De hecho, esto es uno de los grandes atractivos y éxitos de este tipo de programas, que pueden integrarse con un montón de otras herramientas del mercado de un modo muy simple (RRSS, calendarios, archivos en la nube, etc.).

Si lo que buscamos es únicamente la opción de videoconferencia o chat, siempre tendremos clásicos como el Hangouts de Google (gratuito), el Skype de Microsoft (gratuito pero con versión de business) o el Webex de Cisco (de pago, aunque está evolucionando a integrar funcionalidades de terceros también).

Marketing y correo

Un clásico en las newsletters y la gestión de tus campañas de marketing por correo electrónico, una es MailChimp (gratuito y con planes de pago por límite de correos y funcionalidades extra). Actualmente ofrece muchas más funcionalidades como suite de marketing electrónico (landing pages, streamline con RRSS, análisis de datos de tu website, etc.).

Clima, feedback y mejora de cultura

Disponer de un equipo bien engrasado y eficaz requiere procesos en los que revisarnos y ajustarnos con frecuencia para mejorar. Una de las herramientas que nos puede ayudar bastante es Officevibe (gratuito y con opción de pago para escalado de funcionalidades). Se trata de un programa que gestiona encuestas muy sencillas de responder de un modo anónimo para ir midiendo el clima laboral y saber la opinión de todas las personas a las que se lo enviemos. A partir de los datos y estadísticas propone actividades concretas para solucionar y mejorar las problemáticas encontradas.

Planificación

Visualizar y planificar el trabajo es necesario. Para ello, disponemos de varias herramientas, unas más sencillas y otras más complejas según nuestras necesidades, pero muy útiles para ayudarnos en con esta necesidad organizativa. 

  • Organizar las reuniones o actividades y llegar a un acuerdo de forma eficiente: Doodle (gratuito) es un clásico. Propuesta de varias opciones desde la persona que lo planifica, y con una fecha límite, voto de las opciones que nos van mejor por participante. Con un simple enlace ahorramos un montón de idas y venidas. 

    • Irradiar información entre compañeros/as deslocalizadosRealtimeBoard (gratuito pero de pago por cantidad de participantes a editar) Se trata de un panel visual muy similar a lo que sería la pared en la oficina. Post-its, imágenes e incluso documentos todos “pinchados” y al alcance de todos en nuestra pared virtual.

      ejemplo_real_time_board
               Ejemplo de cómo se visualiza un panel de RealTime Board
  • Trazar un listado de tareas a realizarTrello (gratuito y con opciones de pago para disfrutar de varias extensiones). Un gran gestor de tareas, pero sin la complejidad de un programa orientado a métricas y trazabilidad del desempeño. Otra opción similar e incluso más sencilla es Wunderlist (gratuito). Se trata de opciones muy interesantes a explorar si necesitamos trazar un listado de tareas por realizar, en curso o estructura similar. 

  • Buscar una gestión más profesional de nuestros proyectos o actividades, con métricas: Jira, LeanKit, Kanbanize o SwiftKanban (todas de pago). En todas podemos crear estructuras de trazado del trabajo, prioridades, distintos niveles (estratégico, operaciones, etc.) y métricas avanzadas derivadas de ello. Así con estas últimas, poder tomar decisiones sobre nuestros futuros pasos con conciencia y perspectiva real de nuestros productos y servicios.
    ejemplo_LeanKit           
              Ejemplo de cómo se visualiza un panel de LeanKit

Estas han sido simplemente unas cuantas recomendaciones de herramientas que nos pueden ayudar a que la comunicación en nuestras organizaciones y equipos fluya con la agilidad.  Para disponer de una buena comunicación en nuestros entornos de trabajo, no bastará únicamente con disponer de las herramientas; recordad las 5 Acciones Para Mejorar la Comunicación en los Equipos. Un buen plan acompañado de unas herramientas practicas van a ser la la mejor receta para mejorar el trabajo en equipo.

Así pues, si conocéis algunas otras que no hayamos reflejado y consideréis interesantes u os apetezca compartir, no dudéis en hacérnoslo saber enviando un mensaje vía Twitter o LinkedIn. ¡Os escuchamos! 

Topics: equipos efectivos, teams, communication, comunicación, herramientas, equipos de alto rendimiento

Carlos Sánchez

Written by Carlos Sánchez

Tras más de 12 años trabajando en IT y gestión de calidad en ámbitos de investigación biomédica, se dedica a ayudar a las organizaciones en sus proceso de transformación a través de los valores y prácticas de Lean, Agile, Coaching de Sistemas y Gestión del Cambio. Es Organization and Relationship Systems Coach (ORSC), Kanban Management Professional, Professional Scrum Master y Professional Product Owner.

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