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5 Acciones para mejorar la comunicación en los equipos

Jun 6, 2018 9:41:21 AM / by Carlos Sánchez

No paramos de escuchar que la comunicación es un ámbito que debemos cuidar y mejorar en nuestras organizaciones, que es indispensable disponer de un entorno que la favorezca si queremos tener éxito en un mercado como el actual. Esto es debido a que el tipo de retos a los que nos enfrentamos hoy en día requiere tener equipos de profesionales combinando sus capacidades para conseguir unos resultados impensables para individuos por separado.

Al hablar de equipos nos referimos a construcciones ciertamente complejas que necesitan una buena comunicación para funcionar, como un motor necesita de aceite para proporcionar la potencia que promete.

Habiendo aterrizado el concepto de los equipos como nodos interdependientes con un fin común, es más sencillo entender que una estructura basada en el flujo de la información necesita del mejor entorno de comunicación que podamos brindar.

"Los esfuerzos empresariales y humanos son sistemas… tendemos a enfocarnos en instantáneas de partes aisladas del sistema. Y nos preguntamos por qué nuestros problemas más profundos nunca se resuelven" - Peter Senge

¿Y qué podemos hacer para mejorar la comunicación? Pues hay varios ámbitos en los que intervenir para prosperar. Vamos a revisarlos.

 

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1. Consigue que toda la información disponible se comparta

Una de los aspectos más comunes es que, pese a que en nuestros equipos la información necesaria para alcanzar nuestras metas exista, ésta no se comparte completamente. Puede ser que únicamente se escuchen los mismos tipos de opiniones o los mismos individuos y que otros puntos de vista valiosos queden desterrados.

Por ello, podemos trabajar en intentar que todos los puntos de vista se escuchen. Eso no quiere decir que todo el mundo tenga que dar su opinión en todo momento, sino que todas las diferentes perspectivas sobre el tema concreto que se trate deben salir a la luz.

También debemos potenciar una cultura y entorno en el que la discusión y los conflictos ocurran de un modo sano y constructivo. No se pueden alcanzar grandes avances comunicativos si evitamos confrontaciones.

Finalmente, prestar atención a eventos o situaciones que ocurrieron en el pasado y que de forma velada están afectando a nuestras comunicaciones actuales cual fantasma atormentandonos sin cesar es otro foco muy potente en el que fijarnos. Una crisis anterior, una situación concreta con algún antiguo compañero, una experiencia de éxito o fracaso, etc. Revelar y ser conscientes de esa situación, airearla, nos permitirá trabajar con toda la información de un modo más efectivo.

Todos estos temas orbitan alrededor de la confianza, base de cualquier equipo efectivo y sobre la que ya os dimos algunos consejos para promover con los 11 Ingredientes imprescindibles para crear confianza en tu equipo. 

2. Crea estructuras que permitan que la comunicación fluya

Es necesario que dediquemos energía en diseñar estructuras específicas para que la comunicación se lleve a cabo adecuadamente, ya que sin ellas las interconexiones de información no se llevarán a cabo.

Estamos hablando de preocuparnos por habilitar espacios seguros: entornos que gracias a acuerdos establecidos y revisados entre todos los participantes nos permitan que hablemos sin temor a repercusiones posteriores.

Otra práctica que ayuda a crear esos espacios seguros, ese buen entorno de soporte, es realizar revisiones del clima laboral de modo anónimo. Que el equipo pueda tener la información necesaria para auto-ajustarse sin incurrir en las personalizaciones es muy positivo.

Por otro lado, disponer de los datos y mensajes de los que todo el mundo debería ser consciente en lugares accesibles y visibles, que no se deba hacer el esfuerzo de ir a buscar la información, sino que la información nos venga a buscar a nosotros, es una práctica fácil y muy efectiva. Radiadores visuales tales como paneles, carteles y pantallas son aliados que no debemos infravalorar.

Y un claro elemento más en el que tenemos una gran injerencia es el diseño y creación de momentos y espacios para que el debate y la revisión de nuestra actividad ocurra. Crear liturgias, reuniones específicas que se repitan en el espacio y el tiempo para facilitar su conversión en hábito es un activo que no hay que menospreciar, como ejemplo están algunos entornos específicos de trabajo dentro del marco de las metodologías ágiles.

comunicación y confianza que fluye

3. Brinda herramientas para que se comunique efectivamente

Otra forma de facilitar la comunicación es prestar atención y dar herramientas para que el equipo sea más capaz en tal cometido.

Para ello, formar en el uso del lenguaje de un modo mucho más consciente, empático y asertivo, hará que los momentos dedicados a sacar el jugo de discusiones y conflictos positivos y necesarios para nuestros objetivos no se conviertan en discusiones y conflictos perniciosos.

No hay que menospreciar el despliegue de herramientas y plataformas electrónicas que son básicos en equipos remotos o deslocalizados para que se pueda llevar a cabo una compartición de información sin más bloqueos de los ya existentes. Videollamadas, mensajería, actualización del estado de las tareas, noticias, etc. Hay una gran oferta en este sentido para escoger.

Lo importante es encontrar las herramientas más adecuadas a nuestro contexto concreto.

4. Accede a nueva información

No solo facilitando que la información ya disponible fluya trabajamos en mejorar la comunicación de nuestros equipos. Potenciar que se cree nuevo conocimiento y éste se divulgue reforzando nuestras capacidades es otra medida de éxito comunicativo.

Acciones específicas, como talleres o reuniones dedicadas a crear nuevas relaciones, a que los individuos que no se suelen mezclar lo hagan, dan la oportunidad de que nuevas ideas emerjan. Hay diversos formatos existentes que podemos utilizar al respecto, como la dinámica Fishbowl.

Paralelamente, fomentar una cultura de refuerzo de conocimiento entre pares, que cualquier miembro del equipo pueda dar soporte a los demás tanto en temas de comunicación como en el contenido del trabajo en sí sin que alguien concreto o externo lo haga, promueve que haya nuevos niveles de relación, gracias a los cuales nuevas oportunidades sean potenciadas.

5. Mejora y aprovecha más los esfuerzos dedicados

Para finalizar, como extra a cualquiera de las prácticas que hemos recomendado hasta ahora, siempre hay que tener en cuenta que podemos acudir y contratar los servicios de profesionales externos a nuestra organización dedicados a estos menesteres. Ya sea a base de facilitación de los eventos o dinámicas, formaciones o consejo experto.

Como conclusión, invitaros a que nos compartáis vuestras experiencias al respecto y como siempre, si tenéis alguna duda escribidnos que estaremos encantados de charlar con vosotros. 

Topics: comunicación, equipo, communication, teams, equipos efectivos

Carlos Sánchez

Written by Carlos Sánchez

Tras más de 12 años trabajando en IT y gestión de calidad en ámbitos de investigación biomédica, se dedica a ayudar a las organizaciones en sus proceso de transformación a través de los valores y prácticas de Lean, Agile, Coaching de Sistemas y Gestión del Cambio. Es Organization and Relationship Systems Coach (ORSC), Kanban Management Professional, Professional Scrum Master y Professional Product Owner.

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