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5 Acciones para mejorar la comunicación en los equipos

Jun 6, 2018 9:41:21 AM / by Carlos Sánchez

No paramos de escuchar que la comunicación es un ámbito que debemos cuidar y mejorar en nuestras organizaciones; que es indispensable disponer de un entorno que la favorezca si queremos tener éxito en un mercado como el actual. En realidad esto se debe a que los retos a los que nos enfrentamos hoy en día requieren equipos de profesionales capaces de combinar sus capacidades para conseguir unos resultados que jamás podrían obtener los individuos por separado.

Al hablar de equipos nos referimos a construcciones ciertamente complejas que necesitan una buena comunicación para funcionar, de igual manera que un motor necesita aceite para proporcionar la potencia que promete.

Partimos de la base de que entendemos los equipos como nodos interdependientes con un fin común, es más sencillo entender que una estructura basada en el flujo de la información necesita del mejor entorno de comunicación que podamos brindar.

"Los esfuerzos empresariales y humanos son sistemas… tendemos a enfocarnos en instantáneas de partes aisladas del sistema. Y nos preguntamos por qué nuestros problemas más profundos nunca se resuelven" - Peter Senge

¿Qué podemos hacer para mejorar la comunicación? Te proponemos 5 acciones en ámbitos diferentes.  

1. Consigue que se comparta toda la información disponible 

En muchos equipos es muy habitual que no se comparta completamente la información necesaria para alcanzar las metas pese a que esta exista. Puede suceder que únicamente se escuchen los mismos tipos de opiniones, o a los mismos individuos y que de ese modo otros puntos de vista valiosos queden desterrados.

Es importante trabajar en que todos los puntos de vista se escuchen. Esto no quiere decir que todo el mundo tenga que dar su opinión de todo y en todo momento, sino que se intente que todas las diferentes perspectivas sobre el tema concreto salgan a la luz.

En este sentido debemos potenciar una cultura y entorno en el que la discusión y los conflictos ocurran de un modo sano y constructivo. No se pueden alcanzar grandes avances comunicativos si evitamos confrontaciones.

Por otra parte, hemos de prestar especial atención a si hubo situaciones que ocurrieron en el pasado que de forma velada están afectando a nuestras comunicaciones en el presente, cual fantasma atormentándonos sin cesar. Una crisis anterior, una situación concreta con algún antiguo compañero, una experiencia de éxito o fracaso, etc. Revelar, airear y ser conscientes de esas situaciones pasadas nos permitirá trabajar con toda la información de un modo más efectivo.

Todos estos temas orbitan alrededor de la confianza, base de cualquier equipo efectivo y sobre la que ya os dimos algunos consejos para promover con los 10 Ingredientes imprescindibles para crear confianza en tu equipo. 

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2. Crea estructuras que permitan que la comunicación fluya

Es necesario que dediquemos energía a diseñar estructuras específicas para que la comunicación se lleve a cabo adecuadamente, ya que sin ellas las interconexiones de información no se llevarán a cabo.

Estamos hablando de preocuparnos por habilitar espacios seguros: entornos que gracias a acuerdos establecidos y revisados entre todos los participantes nos permitan que hablemos sin temor a repercusiones posteriores. Recordamos la DPA (Designing Partnership Alliance,  una herramienta  muy potente para el establecer acuerdos dentro del equipo con la que podrás gestionar posteriormente los conflictos y crear de un espacios seguros de comunicación. 

Descarga un modelo de DPA

 

Otra práctica muy positiva y que ayuda a crear esos espacios seguros, ese buen entorno de soporte, es realizar revisiones del clima laboral de modo anónimo, donde el equipo pueda tener la información necesaria para auto-ajustarse sin incurrir en las personalizaciones. 

Ten en cuenta que es recomendable poner al alcance todos aquellos datos y mensajes de los que todo el mundo debería ser consciente en lugares accesibles y visibles. La idea es eliminar el esfuerzo de "ir a buscar la información", sino que la información nos venga a buscar a nosotros.  Es una práctica fácil y muy efectiva. Lo denominamos radiadores visuales: paneles, carteles y pantallas en los que servir la información van a ser nuestros aliados. 

Y no olvides diseñar y crear momentos específicos para el debate y la revisión de nuestra actividad. Se trata de crear liturgias y reuniones específicas que se repitan y se den con la suficiente frecuencia en el espacio y el tiempo para que cada vez sean más útiles y se les pueda sacar más resultados. Un ejemplo claro son los entornos específicos de trabajo dentro del marco de las metodologías ágiles.

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3. Ofrece herramientas para que se comunique efectivamente

Otra forma de facilitar la comunicación es prestar atención y dar herramientas para que el equipo sea más capaz en tal cometido.

Para ello, formar en el uso del lenguaje de un modo mucho más consciente, empático y asertivo, hará que los momentos dedicados a sacar el jugo de discusiones y conflictos positivos y necesarios para nuestros objetivos no se conviertan en discusiones y conflictos perniciosos.

Te recomendamos que tengas en cuenta la gran cantidad de herramientas y plataformas electrónicas que serán básicas para equipos remotos o deslocalizados y que favorecerán que se pueda compartir la información sin más bloqueos de los ya existentes. Videollamadas, mensajería, actualización del estado de las tareas, noticias, etc. Hay una gran oferta en este sentido para escoger.

Lo importante es encontrar las herramientas más adecuadas a nuestro contexto concreto.

4. Accede a nueva información

Además de facilitar la información ya disponible otra buena vía de mejorar la comunicación del equipo es potenciar iniciativas y espacios en los que se genere nuevo conocimiento y éste se divulgue reforzando nuestras capacidades .

Acciones específicas, como talleres o reuniones dedicadas a crear nuevas relaciones, en las  que los individuos que no se suelen mezclar lo hagan, permiten que se dé la oportunidad de que emerjan nuevas ideas. Hay diversos formatos existentes que podemos utilizar al respecto, como la dinámica Fishbowl.

Si añadimos una buena dosis de cultura de refuerzo de conocimiento entre pares las oportunidades se potencian en gran medida y se promueve que haya nuevos niveles de relación. Se trata de iniciativas en las que cualquier miembro del equipo puede dar soporte a los demás, sin que alguien concreto o externo lo haga. 

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5. Mejora y aprovecha más los esfuerzos dedicados

Si los puntos anteriores están bien trabajados en tu equipo ya tienes mucho camino recorrido, pero sabemos que no es fácil disponer del tiempo y los recursos para llevar a cabo este tipo de iniciativas. Si has detectado que necesitas profundizar en este punto es momento de acudir a un especialista que te ayude a darle forma y obtener resultados visibles. Puede haber intervenciones puntuales basadas en facilitación de eventos o dinámicas enfocadas a este objetivo, o incluso se puede trabajar todo un proyecto completo que empiece por la mejora de la comunicación y que evolucione hacia un cambio cultural y transformación organizacional mucho más ambicioso.

Por nuestra parte estaremos encantados de escuchar vuestras experiencias en este área y ayudaros charlando con vosotros. ¿Nos tomamos un café? ;) 

 

Topics: equipos efectivos, comunicación, equipo, equipos de alto rendimiento

Carlos Sánchez

Written by Carlos Sánchez

Tras más de 12 años trabajando en IT y gestión de calidad en ámbitos de investigación biomédica, se dedica a ayudar a las organizaciones en sus proceso de transformación a través de los valores y prácticas de Lean, Agile, Coaching de Sistemas y Gestión del Cambio. Es Organization and Relationship Systems Coach (ORSC), Kanban Management Professional, Professional Scrum Master y Professional Product Owner.

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