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Cómo facilitar una retrospectiva grande

Mar 5, 2019 6:07:00 PM / by Evgueni Talal

Vamos a explicaros cómo hemos llevado a cabo una retrospectiva de final de proyecto para  más de 60 personas de varios equipos, departamentos y niveles de la empresa. El objetivo era alinear las diferentes visiones y perspectivas de todos los miembros del equipo y formular iniciativas de mejora que permitirían funcionar de manera más fluida a los proyectos siguientes.

 

 

Training de Retrospectivas

 

En 2015 Scytl una de las empresas líderes a nivel mundial en soluciones seguras de voto electrónico, gestión y modernización electoral acepta el reto de gestionar las Elecciones generales en España, que iban a tener lugar el 20 de diciembre. Estamos hablando de 36.510.952 votantes registrados en España y en el extranjero y sólo unos pocos meses para ejecutar el proyecto. No había margen para el error posible y debía ser entregado a tiempo. Lo cierto es que la empresa lo consiguió, gracias a un nivel de compromiso impresionante por parte de los equipos. 

Cuando acabó el proyecto, y tras unos días de descanso durante las fiestas de fin de Navidad y fin de año, llegó la hora de la última fase: dar un paso hacía atrás, repasar cómo ha ido el proyecto y aprender de ello.

Facilitar una retrospectiva tan grande, en la que hay implicadas tantas personas requiere una estructura y una planificación especial. 

building_the_timeline

La preparación

Teníamos poco tiempo para preparar esta facilitación, así que decidimos invertirlo en organizar varias entrevistas individuales previas con distintos miembros del proyecto para obtener una imagen clara de lo que había pasado durante el proyecto.

Nos reunimos con personas de todos los departamentos implicados y de varios niveles jerárquicos, desde desarrolladores hasta el director ejecutivo.

Trabajamos con la información obtenida de dos formas: 

  • Construir una línea de tiempo con eventos significativos que usaríamos como base para permitir a los asistentes recordar lo que había pasado y completar esta línea con los eventos que ellos consideraban como importantes
  • Generar una lista de temas representando las áreas de mejora principales y formulados de tal manera que invitasen a conversaciones constructivas

Check-In

Empezamos el evento con un juego para romper el hielo: "Las Tribus Animales". 

animal_game

Esta parte era importante para involucrar a todos los asistentes y asegurarnos de que empiecen a participar. En nuestra experiencia, hemos observado que una vez que los asistentes empiezan a participar, aunque sea en un ejercicio para romper el hielo, también suelen estar más involucrados en los debates que se dan a continuación que siguen.

A continuación acordamos cuál iba a ser el tono que íbamos a utilizar en el evento. En esta línea nos comprometimos a evitar acusaciones o buscar culpables, y en lugar de eso concentrarnos en hacer aportaciones sobre cómo mejorar el sistema. 

La línea del tiempo

A continuación nos pusimos a trabajara en recopilar toda la información posible sobre cómo se había desarrollado el proyecto. 

 

En la fase de preparación ya empezamos a trabajar en una linea de tiempo inicial con algunos eventos clave del proyecto. La presentamos e invitamos a todos los participantes a completarla con información relacionada con:

  • Eventos que consideraban importantes de mencionar
  • Cómo se habían sentido durante las diferentes fases del proyecto

emotions_in_timeline

Establecimos dos objetivos con esta iniciativa: 

  1. Permitir a los asistentes expresar sus sentimientos respecto a diferentes eventos
  2. Disociar esos sentimientos de los hechos y crear una imagen clara de lo que había pasado.

En todas las retrospectivas que hemos facilitado, hemos comprobado que es fundamental dejar que los participantes puedan expresar sus sentimientos. Pero también es importante observar que la manera de percibir y describir eventos suele estar muy influenciada por nuestra perspectiva y el significado que le damos a esas percepciones. En este sentido lo que sucede es que cuando describimos un evento mezclamos nuestra perspectiva y nuestros sentimientos con los hechos objetivos y eso dificulta que otras personas estén  de acuerdo con nosotros porque la perspectiva y el significado que ellos asocian al mismo evento son las suyas y por lo tanto muchas veces diferentes a las nuestras. 

Así que una gran parte de nuestro rol durante esta parte de la retrospectiva fue ayudar a los participantes a formular sus descripciones. Cada vez que detectábamos alguna interpretación o juicio en la descripción, animábamos  a reescribirla de tal manera que sólo describiera hechos con cuales todos podían estar de acuerdo.

En una retrospectiva es importante hacer más conscientes a los participantes de que una misma situación vivida desde perspectivas diferentes puede ser asociada con una interpretación y un significado radicalmente distintos.

Como resultado de esta fase de la retrospectiva, generamos una "base común" de hechos que pudimos usar durante el resto del evento.

Discusiones en grupo

Para esta fase, usamos el formato "World Café". Los asistentes se organizaron en 8 grupos. Cada grupo seleccionó un tema entre las áreas de mejora establecidas dentro del proyecto y a una persona que se quedaría fija en ese grupo para el resto de la sesión con el objetivo de recopilar todas las ideas generadas.

A continuación, los grupos tuvieron 20 minutos para hablar sobre el tema que habían seleccionado y definir iniciativas de mejora. Al finalizar esos 20 minutos, la persona seleccionada se quedó en la misma mesa, mientras todos los otros participantes eran invitados a cambiar de grupo para trabajar en otro tema.

world_cafe discussing_topics

Usamos esta dinámica 3 veces, de modo que la mayoría de los asistentes pudieron participar en discusiones sobre 3 temas durante la retrospectiva.

Los objetivos de esta parte eran:

  1. Permitir a personas de diferentes departamentos y experiencias debatir sobre temas específicos.
  2. Tener la oportunidad de compartir sus perspectivas y entender las perspectivas de otros
  3. Alcanzar un alineamiento respecto a lo que se podía hacer para mejorar.

Durante toda esta dinámica éramos 4 moderadores asistiendo a los grupos, asegurándonos de que las discusiones eran constructivas, de que nadie monopolizará la conversación y sugiriendo preguntas adicionales para ayudar a los grupos a avanzar si la discusión se estancaba.

big_retrospective_facilitators_in_scytl

facilitating_the_retrospective

Después de las discusiones de grupo, el representante de cada uno tenía 5 minutos para compartir los resultados generados sobre el tema del grupo durante las 3 rondas y presentar las iniciativas específicas que podían implementarse para mejorar.

presenting_team_results showing_world_cafe_team_results

Siguientes pasos

Estábamos acercándonos al final de la retrospectiva y llegaba el momento de tocar la parte más importante: el Compromiso de cambio.

Dispusimos todas las iniciativas ordenadas en tres categorías:

  • Corto plazo: acciones que podían empezar a implementarse la semana siguiente
  • Medio plazo: iniciativas que se podían implementar el mes siguiente
  • Largo plazo: iniciativas que necesitarían varios meses para ser implementadas

Ninguna de esas iniciativas podría realizarse sin un compromiso de los asistentes a llevarla hacia adelante, así que invitamos a los participantes a seleccionar aquellas que querían apoyar.

 

improvement_backlog

El resultado fue una pared cubierta con tantos post-its que tuvimos que añadir cinta extra para que no se cayeran :-)

Nos acercábamos al final de la retrospectiva y terminamos con un juego de grupo para animar a los participantes a buscar más alineación y que ponía énfasis en el apoyo necesario para que un cambio sea un éxito, y un compromiso formal del equipo de dirección a apoyar el cambio acompañado de una invitación abierta de contactarlos en cualquier momento para colaborar.

game_winner

Hay muchas maneras de mejorar y cada organización y equipo requiere herramientas y metodologías adaptadas a cada situación. Pero si no pudiéramos utilizar esa amplia batería de recursos de mejora continua y tuviéramos que elegir solo una para llevarnos a una isla desierta sería sin duda alguna la retrospectiva. Es con ventaja la herramienta más potente que se puede usar para ese fin.

Una retrospectiva bien facilitada permite equipos más y mejor alineados, más comprometidos y genera una cantidad enorme de energía en un grupo . Y si la utilizamos regularmente es capaz de producir un fuerte impulso con efecto "bola de nieve" que puede impulsar a una organización o  equipo hacía resultados increíbles.

Lo hemos visto una y otra vez. Probadlo y contadnos la experiencia. Os escuchamos en :)

Training de Retrospectivas

Topics: retrospectivas

Evgueni Talal

Written by Evgueni Talal

Su pasión por promover la colaboración efectiva dentro y entre equipos lo han llevado durante los últimos 10 años a identificar e implementar cambios que ayudan organizaciones y equipos crear dinámicas más constructivas para poder alcanzar su pleno potencial. Ha realizado formaciones en entornos multiculturales en Inglaterra, Francia, España y otros.

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