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¿Qué y cómo es un proceso de gestión del cambio organizacional?

Apr 3, 2018 1:00:33 PM / by José E. Rodríguez

Heráclito de Éfeso fue un filósofo griego, conocido por su doctrina, en la cual identificaba al  cambio como un elemento central del universo.

Pero si no os suena de esto, quizás os suene de haber escuchado una de sus frases más famosas:

Todo cambia, nada permanece estático."

O también:

No nos bañamos dos veces en el mismo río”

Y seguramente estaréis de acuerdo, ¿no?

Todo cambia.

Desde que nacemos estamos cambiando. Todo a nuestro alrededor se transforma. Los edificios se derruyen. Los árboles pierden sus hojas con el cambio de las estaciones. Nuestra familia, nuestros amigos, nuestras relaciones se transforman.

Parece una verdad evidente, y sin embargo este cambio “constante” la mayoría de las veces nos agarra por sorpresa, sobre todo en el mundo empresarial.

Esta no es la primera vez que escribimos sobre el cambio o un proceso de cambio. Si recuerdan hace poco hablamos sobre ¿cómo nos ayuda un proceso de cambio?. Pero hoy me gustaría que entremos un poco más en profundidad y que comentemos cómo funciona esa herramienta clave para dirigir esta “constante universal” en el sentido y dirección que queremos que tome.

¿Qué es la gestión del cambio organizacional?

Un proceso de gestión del cambio, es el término genérico que se usa para referirse a los distintos enfoques o modelos usados para ayudar a preparar a individuos, equipos y organizaciones a enfrentar y realizar un cambio.

Estos enfoques se suelen centrar en cualquier modo de operación que impacte significativamente a la organización, por ejemplo la gestión de personas, la redefinición de procesos de negocio, la gestión de presupuestos, etc.

Pero, lo que todos tienen en común sin importar el área de actuación, es el factor humano.

Las personas están en el centro de cualquier iniciativa de cambio seria. La clave para una transformación exitosa, sea digital, sea metodológica o cualquier otro adjetivo que se quiera poner después, pasa por reconocer que el cambio lo llevan a cabo personas e implementar estrategias para ayudarles a maximizar su potencial en la nueva organización, mientras que simultáneamente se reducen los riesgos en la reducción en productividad o efectividad que con frecuencia ocurren como resultado de un cambio.

¿Qué tipos de cambios necesitan gestionarse?

Esta es una pregunta que a veces sale cuando hablamos con clientes por ahí, y la respuesta para mi es bastante simple: todos.

Se cuál sea el cambio, desde algo personal como puede ser tener una vida más saludable, o algo más complejo como crear una cultura de autonomía y liderazgo dentro de la organización. Todos estos cambios necesitan que se les preste atención.

¿Cuántos no hemos dicho alguna vez, voy a empezar a ir al gimnasio, solo para dejarlo tres meses más tarde?

Ahora imaginemos esa misma situación, multiplicada por cien personas, o doscientas, o mil y en vez de ser un gimnasio, hablamos de adoptar una nueva metodología, o de reestructurar la organización, o de incrementar la colaboración entre áreas.

La complejidad es claramente superior y sin embargo, es una de las áreas a las que menos se le presta atención en la mayoría de las organizaciones.

Si tu organización necesita transformarse para tocar alguno de estos cinco puntos: estratégia, procesos, liderazgo, cultura o reducción de costes, la gestión de ese cambio no es solo una necesidad, es imprescindible para que tenga éxito.

cambio organizacional

¿Qué pasa si no se gestiona el cambio?

Como buenos seres humanos que somos, llevamos mucho tiempo tropezando con las mismas piedras. Así que hay muchos estudios de universidades como Harvard, MIT Sloan, Stanford, etc. apuntando a causas específicas de por qué fallan los cambios organizacionales.

La siguiente lista no es para nada exhaustiva, pero puede dar una visibilidad de algunos de los problemas que pueden aflorar:

  • Realizar una comunicación pobre: no se expresan objetivos, motivación, método, compromiso, etc. de forma clara, concisa y constante. Lo cual conlleva a que no haya alineación, que haya resistencia por parte de las personas, duplicación de esfuerzos, ineficiencias, falta de tracción, etc.
    Uno de los errores más comunes es pensar que cuando se comunica una vez, ya es suficiente.
  • Poca comprensión de la urgencia o necesidad del cambio: no se ha transmitido la necesidad o urgencia de forma satisfactoria.
    Esto sobre todo se manifiesta en que la gente piensa que todo sigue como antes, y realmente no haya una motivación para cambiar. Si al preguntar: ¿qué pasa si no cambiamos?, la gente responde “Nada”,  vamos mal.
  • Falta de una lógica clara para el cambio: ¿tiene sentido cambiar? Muchas veces no se explica o hace evidente la lógica detrás del cambio.
    Hay que reforzar la necesidad del cambio con evidencias objetivas y emocionales que ayuden a crear sentido de urgencia y un caso de negocio para apoyar el cambio a todos los niveles. Esto quiere decir que sea quien sea la persona con la que se hable en la organización tiene que poderse explicar claramente por qué tiene sentido cambiar, de qué forma afecta y le afecta.
  • Mensajes mezclados entre mandos intermedios y superiores: se dice una cosa, pero luego se hace o dice otra. Esto crea escepticismo, confusión, falta de compromiso en las personas, etc. Una iniciativa de cambio tiene que verse a todos los niveles, con el mensaje y con las acciones.
  • Múltiples iniciativas de cambio ocurriendo a la misma vez: querer ir más rápido de lo que es posible soportar para la organización es también una parte importante. Normalmente esto se manifiesta en querer hacerlo todo a la vez.
    Siempre me viene a mente la comparación de un cambio organizacional con hacer una buena paella. Porque hacer una buena paella, lleva el tiempo que lleva. Si la sacas antes de tiempo, o después del tiempo, o por querer ir más rápido le subes el fuego y juntas todos los ingredientes a la vez y no usas caldo sino agua, pues terminarás con algo a lo que podríamos llamar paella, pero a ver quién se la come.
  • Subestimación de las barreras al cambio y falta de diligencia a la hora de  trabajarlas: falta de seguimiento continuo, no disponer de todos los recursos, no prestarle el soporte adecuado a las personas para sobreponerse a ellas (no empoderar a los agentes del cambio), fallar al identificar y quitar los impedimentos.
    Uno de los mayores problemas sobre todo a nivel del liderazgo, es la creencia de que una vez que se empieza a crear algo de tracción en la organización, su trabajo ha terminado. Para nada, una de las cosas más importantes para los líderes en una transformación es enfocarse en ser líderes de líderes y así amplificar sus acciones.
  • Cambio de prioridades y falta de foco: El cambio constante de prioridades para la organización y el propio proceso de cambio. Si constantemente estamos empezando iniciativas y no terminándose porque algo más brillante, urgente, interesante ha aparecido, difícilmente podemos lograr los resultados que se necesitan para reforzar y energizar el proceso.
  • Una inadecuada movilización y compromiso de los empleados: ya sea porque no se ha logrado incorporarlos en el proceso o porque no se han puesto en marcha los mecanismos necesarios para asegurar la tracción, el seguimiento y el anclaje en la cultura de la organización.

El caso es que el no poner en marcha un proceso que ayude a gestionar estos y otros riesgos, inevitablemente nos lleva a que estas y otras deficiencias terminen trabajando en contra de lo que queremos y por tanto, no se logren los objetivos que se quieren con la transformación.

¿Cómo funciona un proceso de cambio?

Aunque hay muchas aproximaciones distintas, la mayoría de los procesos de cambio se pueden describir utilizando un modelo de transformación acreditado a un señor llamado Kurt Lewin, quien fue uno de los pioneros de la psicología, social y organizacional aplicada.

Entre otras cosas fue uno de los primero en estudiar dinámicas de grupo y de desarrollo organizacional. Su modelo para la transformación de organizaciones es el que usaremos porque entre otras cosas logra reducir algo que a primera vista parece ser complicado, a algo simple y fácil de entender. Veamos un ejemplo.

Imagina que tu organización actualmente es como un bloque de hielo: estable, firme, pesada.

Ahora,  por los motivos que sean, necesitas que en lugar de ser un bloque de hielo pase a ser una estatua de un unicornio, porque a quién no le gustaría que su organización fuese un unicornio.

Una opción es sacar la espátula y la motosierra y empezar a cortar trozos para esculpir la figura de unicornio. Seguramente alguien con las habilidades necesarias podría conseguir una obra de arte como esta.

resistencia al cambio

Sin embargo, es más probable que terminemos así:

resistencia al cambio

Entonces, para el resto de los mortales, hay otra opción: una con mayores posibilidades de éxito. Se trata de descongelar el bloque de hielo, cambiar la forma del agua usando un molde de unicornio y volverla a congelar.

Listo. Hemos transformado la organización y le hemos dado la forma que queríamos sin hacernos daño.

Este proceso de cambio de tres etapas, a las cuales Kurt Lewin llamó convenientemente: descongelar, cambiar y congelar, son la base de la mayor parte de los procesos de cambio.

Ahora bien, veamos cuál es el foco de cada etapa.

La primera etapa: descongelar, se centra en sobreponerse a la inercia de la organización a mantener su estado y desmantelar la mentalidad actual.

Para que esto pase esta etapa tiene que estar muy conectada con la supervivencia (sentido de urgencia), para que podamos cortocircuitar mecanismos de defensa que tenemos y sobreponerse la resistencia.

Por poner un ejemplo, si un León nos persigue, correremos aunque no tengamos zapatos, sea incómodo o no estemos acostumbrados. Se trata de encontrar el León, definir una dirección en la que correr y asegurarnos de que nuestros pies están tocando el suelo.

En la segunda etapa: cambio, es donde empieza a ocurrir la transformación.

Ésta, por lo general es una etapa de transición, plagada de confusión porque somos conscientes que la forma antigua de funcionar se está cambiando pero aún no tenemos una imagen muy clara de con qué la estamos reemplazando. Aquí hay mucha experimentación, en un entorno seguro, y con el soporte de la propia organización.

La tercera y última etapa: congelar, es donde la nueva mentalidad (o forma de hacer) se comienza a cristalizar y nuestros niveles de confort vuelven a su nivel anterior. Es el punto en donde el aprendizaje empieza a anclarse en la organización y su cultura.

¿Simple, no?

¿Qué requiere un cambio organizacional para que tenga éxito?

Esta pregunta en sí misma se merece uno o varios artículos, pero démosle un ojo a algunas de las prácticas fundamentales para que un proceso de cambio tenga posibilidades de ser exitoso.

Primero, asegurar que el liderazgo a todos los niveles dirija la transformación. Sin el apoyo de los líderes de la organización (en su sentido más amplio) es casi imposible impulsar una iniciativa de cambio de forma exitosa. Esto incluye cosas como:

  • Establecer una visión coherente y una serie de objetivos estratégicos e integrados con la organización que ayuden a guiar la transformación.
  • Enfocarse en principios y prioridades clave más allá de la transformación. Eso quiere decir, introducir los valores y principios del cambio en la organización más allá de dónde se apliquen, para poder reafirmar y apoyar el proceso. Darle forma a la cultura.

Segundo, usar o crear  sistemas que permitan definir responsabilidad y hacer rendir cuentas por el progreso del cambio. Por ejemplo:

  • Establecer objetivos de implementación, y líneas temporales para crear momentum y demostrar progreso desde el primer día.
  • Crear un equipo dedicado a gestionar el proceso de transformación. Identificar a los principales promotores y ayudarles a crear redes dentro de la organización que ayuden a potenciar el cambio.
  • Establecer una estrategia de comunicación para gestionar y alinear expectativas y para informar sobre el progreso. Comunicar todo el tiempo, no solo en emails o en presentaciones, sino en cada interacción.

Tercero, involucrar a toda la organización, tanto para contribuir con ideas, como para lograr responsabilización y pertenencia con la transformación. Para que funcione, el cambio tiene que ser de todos, y no solo “algo que viene de arriba”.

Cuarto, adoptar mejores prácticas que permitan construir una organización líder a nivel mundial. Cualquier cambio, es solo el principio, es imprescindible que la organización adopte prácticas que le permitan mantener y adaptarse al contexto si cambia.

Estos y muchos otros puntos se han de tener en cuenta a la hora de gestionar un cambio que se quiera que sea exitoso.

gestion de cambio organizacional

¿Cuanto dura un proceso de cambio?

Esta también es otra pregunta que escuchamos con frecuencia y para la cual, otra vez tengo una respuesta simple: ¿toda la vida?.

-Pero Jose, que dices… ¿Cómo va a durar toda la vida?-

Lo que hace que un cambio en mi opinión dure toda la vida, es que es como las dietas.

Explico.

Imagina que estás haciendo dieta porque quieres llegar a un peso, o un índice de masa corporal X o mantener una nutrición más balanceada.

Puede que después de un tiempo hayas conseguido el objetivo que te habías planteado. Pero hasta que esta forma de hacer las cosas no se convierta en un hábito. Hasta que comer sano no sea “hacer una dieta”, sino la forma en que vives, el cambio no terminará.

Además a esto se suma que el contexto siempre está evolucionando, y aquella tienda de productos orgánicos tan buena donde ibas a comprar, cierra. O de repente, tu pareja se vuelve vegana…

La transformación no acaba cuando conseguimos el objetivo final que nos hemos propuesto. El objetivo, es algo que nos ayuda a saber la dirección, a enfocarnos, a medir el progreso, pero es un medio para un fin. ¿Qué fin?: Lograr un cambio de mentalidad y de comportamientos que se sostenga en el tiempo.

-Vale, lo entiendo, pero necesito un rango.-

No hay problema.

Un cambio organizacional, según el alcance, puede tardar entre uno y cinco años, tiempo en que estará realmente anclado en la organización. Puede durar más o puede durar menos dependiendo de cuán bien se ejecute pero lo que sí es seguro es que durante ese tiempo requiere un cuidado constante, independientemente de lo favorables que sean los resultados que se estén obteniendo.

Para terminar...

El cambio es una constante en nuestras vidas, y en nuestras organizaciones.

Espero que con este artículo haya podido responder algunas de las preguntas más frecuentes a la hora de encarar un proceso de cambio y que contéis con una herramienta más a la hora de evaluar si os interesa dejaros llevar, o coger el toro por los cuernos porque si no, en las palabras de otro filósofo muy conocido.

Si no cambias de dirección, puedes terminar llegando a donde te diriges. - Lao Tzu.

Topics: Blog, cambio, cambio organizaciona, proceso

José E. Rodríguez

Written by José E. Rodríguez

Con más de 10 años de experiencia en el desarrollo de software aplicado, ostenta varias certificaciones de la Scrum Alliance (CSM, CSPO, CSD), además destacan su experiencia con XP y KANBAN. Ha participado en sectores como turismo, seguridad, logísticas y marketing online. Con su amplio conocimiento sobre las metodologías ágiles ha ayudado a diversas organizaciones y emprendedores a lograr sus objetivos aplicando estas formas de trabajo.

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